Privacyverklaring Invituno
Versie 0.8 van 17 oktober 2026 · download als pdf
Deze verklaring is voor kopers, afgebeelde personen, gasten en andere bezoekers van een Invituno-kaart. Zij legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, waar die vandaan komen, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie verantwoordelijk is
1.1 ForgeLab Digital, handelend onder de naam Invituno, is gevestigd aan Prof. Fockema Andreaelaan 400, 3741 EL Baarn en staat bij de KvK onder nummer 99107821. Je bereikt ons via hallo@invituno.nl of 06 10314717.
1.2 Invituno is verwerkingsverantwoordelijke voor de doelen en middelen die wij zelf bepalen, zoals levering aan kopers, platformbeheer, beveiliging, moderatie, ondersteuning, administratie en naleving van de wet.
1.3 Voor de kaartinhoud en RSVP-antwoorden die een particuliere koper voor een persoonlijke gelegenheid laat verwerken, bepaalt de koper wie de kaart krijgt en waarvoor de antwoorden worden gebruikt. Invituno verwerkt die gegevens voor dit doel volgens de opdracht van de koper. De koper kan voor zuiver persoonlijk of huishoudelijk gebruik buiten de AVG vallen. Invituno blijft voor eigen doelen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, zoals beveiliging, moderatie, ondersteuning, administratie en wettelijke plichten. Bij een zakelijke organisator leggen wij de rollen vooraf schriftelijk vast en sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.
2. Waar de gegevens vandaan komen
2.1 Wij krijgen gegevens rechtstreeks van jou wanneer je bestelt, een kaart beheert, een RSVP invult, ons mailt of een melding doet.
2.2 Wij kunnen gegevens over jou van een koper krijgen. Dat gebeurt bijvoorbeeld als een koper jouw naam, foto, geboortedatum, gewicht, lengte, evenementinformatie of andere tekst op een kaart zet. De koper is dan de bron. Wij geven de informatie uit deze privacyverklaring uiterlijk op het wettelijk vereiste moment, tenzij een concrete uitzondering op de informatieplicht geldt.
2.3 Technische gegevens ontstaan wanneer je de site of kaart gebruikt, zoals IP-adres, tijdstip, browserinformatie en beveiligingslogs.
3. Gegevens van kopers en de doelen
3.1 Wij verwerken je e-mailadres, gekozen product, prijs, besteldatum, betaalstatus, verklaringen bij checkout en bestelnummer om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst.
3.2 Wij verwerken kaartinhoud zoals namen, datum, locatie, programma, teksten en foto's om de kaart te produceren, leveren, hosten en beheren. Voor gegevens van de koper zelf is de grondslag uitvoering van de overeenkomst.
3.3 Bevat de kaart gegevens van een partner, kind of andere persoon die geen partij bij de koopovereenkomst is, dan verwerkt Invituno de gewone kaartinhoud voor de particuliere koper volgens diens opdracht. Voor eigen doelen van Invituno, zoals beveiliging en moderatie, gebruiken wij de overeenkomst met de koper niet automatisch als grondslag voor die andere persoon. Daarvoor kan ons gerechtvaardigde belang gelden na een gedocumenteerde belangenafweging en met extra bescherming voor kinderen. Waar toestemming nodig of gekozen is, vragen en registreren wij die apart.
3.4 Voor de administratie verwerken wij bedrag, btw, datum, betaalinformatie en de gegevens die wettelijk nodig zijn. De grondslag is een wettelijke verplichting.
3.5 Wij verwerken gebruik van de beheerlink, wijzigingen, beveiligingsgebeurtenissen en beperkt technische gegevens om de kaart te laten werken, misbruik te voorkomen en storingen op te lossen. De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang bij beveiliging en betrouwbare dienstverlening.
3.6 Wij verwerken e-mails en andere hulpvragen om je overeenkomst uit te voeren, je vraag af te handelen, geschillen te voorkomen en onze rechten te beschermen. De grondslag is de overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang, afhankelijk van de vraag.
3.7 Wij sturen zonder aparte toestemming alleen berichten die nodig zijn voor de bestelling, levering, beheer, beveiliging, herroeping, terugbetaling en aangekondigde verwijdering. Een nieuwsbrief of aanbieding sturen wij alleen na een aparte toestemming. Je kunt die toestemming altijd intrekken.
4. Automatische fotocontrole
4.1 Bij afrekenen en publiceren kan een veiligheidsmodel de geüploade foto controleren op duidelijke verboden inhoud, zoals naakt, geweld of seksueel misbruik van kinderen. De controle analyseert de foto maar maakt geen nieuwe afbeelding. Ook een baby- of kinderfoto kan worden geanalyseerd.
4.2 Het doel is voorkomen dat duidelijk verboden of ernstig schadelijke beelden via de dienst worden gepubliceerd. De beoogde grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en rechtmatige hostingdienst.
4.3 Een automatische twijfel of afwijzing leidt niet zelfstandig tot een definitieve weigering. Een bevoegde medewerker bekijkt de relevante foto en context, kan de automatische uitkomst wijzigen en neemt de beslissing. Je ontvangt bij weigering een concrete reden en informatie over bezwaar.
4.4 Wij gebruiken hiervoor de Google Gemini Developer API via een globale endpoint. Google kan invoer, context en uitvoer voor misbruikpreventie volgens de toepasselijke documentatie tot 55 dagen bewaren en door bevoegde medewerkers laten beoordelen. Google vermeldt dat zulke gelogde inhoud ook kan worden gebruikt om modellen voor handhaving van het gebruiksbeleid te trainen en te verbeteren. Dit is iets anders dan algemene producttraining. Verwerking buiten de EER is mogelijk. Meer informatie over Google en internationale doorgiften staat in artikel 9.
5. Geen AI-bewerking van foto's
5.1 Wij bewerken jouw foto's niet met AI en maken er geen nieuwe beelden van. Een foto wordt alleen geanalyseerd door de automatische fotocontrole van artikel 4.
6. Gegevens van gasten
6.1 Open je alleen een kaart, dan verwerken onze website en hostingdienst je IP-adres, browserinformatie, tijdstip en noodzakelijke beveiligingsgegevens om de kaart te tonen en te beschermen. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij levering en beveiliging.
6.2 Klik je zelf op een routeknop naar Google Maps, dan ga je naar de dienst van Google. Google verwerkt de gegevens daarna onder de eigen voorwaarden en privacyverklaring.
6.3 Vul je een RSVP in, dan verwerken wij je naam, antwoord, aantal personen en wat je vrijwillig toevoegt. Voor het doorgeven en bewaren van je antwoord verwerkt Invituno de gegevens volgens de opdracht van de particuliere organisator. Voor eigen beveiliging en misbruikpreventie kan Invituno na een belangenafweging steunen op een gerechtvaardigd belang. Je kunt tegen die eigen verwerking bezwaar maken.
6.4 Een dieetwens is optioneel en kan iets zeggen over gezondheid of geloof. Wij verwerken die alleen nadat je apart en uitdrukkelijk hebt ingestemd. Je kunt RSVP gebruiken zonder dieetwens. Je kunt de toestemming intrekken via de organisator of hallo@invituno.nl. Intrekking verandert eerdere rechtmatige verwerking niet.
6.5 Een bericht aan de organisator is optioneel. Zet daar geen gezondheidsinformatie, geloof, politieke opvattingen of andere gevoelige gegevens in als dat niet nodig is.
6.6 De koper ziet RSVP-antwoorden op de beheerpagina en kan een overzicht downloaden. Invituno-medewerkers krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor ondersteuning, beveiliging of een wettelijke plicht.
6.7 Bij een geboortekaartje met toegangscode gebruiken wij een functioneel cookie om te onthouden dat je de code hebt ingevoerd.
7. Kinderen
7.1 Een geboorte- of babyshowerkaart kan een naam, geboortedatum, gewicht, lengte of foto van een kind bevatten. Gewicht en vrije tekst kunnen bovendien gezondheidsinformatie onthullen.
7.2 De koper moet bevoegd zijn om deze gegevens voor de persoonlijke kaart te gebruiken. Invituno beoordeelt daarnaast een eigen geldige grondslag en extra waarborgen. Wij passen artikel 8 AVG niet automatisch toe alleen omdat een ouder een kinderfoto uploadt; die bepaling gaat over een rechtstreeks aan een kind aangeboden online dienst die op toestemming steunt.
7.3 Kinderfoto's worden niet met AI bewerkt. Zij kunnen wel door de veiligheidscontrole van artikel 4 worden geanalyseerd. Dat verschil leggen wij duidelijk uit.
7.4 Wij gebruiken kinderkaarten niet als voorbeeld of reclame zonder een afzonderlijke, geldige toestemming. De koper deelt de link alleen met mensen voor wie de kaart bedoeld is.
8. Lokale opslag en cookies
8.1 Tijdens het maken kan het concept in lokale opslag van je eigen browser staan, zodat je later verder kunt. Die gegevens staan dan op je apparaat totdat de browser, de site of jij ze verwijdert.
8.2 Wij gebruiken alleen cookies of vergelijkbare opslag die nodig zijn voor de website, beveiliging en een gekozen toegangscode. Daarvoor vragen wij geen cookietoestemming als de wettelijke uitzondering geldt.
8.3 Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en geen trackingpixels.
9. Leveranciers, ontvangers en doorgifte
9.1 Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze alleen met leveranciers die nodig zijn voor de dienst, zelfstandige ontvangers zoals een betaaldienstverlener, bevoegde autoriteiten als de wet dat verlangt en andere partijen als jij daar geldig mee instemt.
9.2 Cloudflare levert onderdelen van hosting, database, opslag, e-mailverzending, voorbeeldweergave en beveiliging. Cloudflare is een Amerikaanse onderneming. Een EU-locatiehint voor een product bewijst niet dat alle gegevens, logs, support of andere Cloudflare-diensten in de EU blijven.
9.3 Mollie verwerkt betalingen en terugbetalingen. Mollie is voor de eigen betaaldienst zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Raadpleeg de privacyverklaring van Mollie voor die verwerking.
9.4 Google levert de automatische fotocontrole. De Gemini Developer API gebruikt volgens de feitelijke controle een globale endpoint. Verwerking buiten de EER is mogelijk.
9.5 Zoho verwerkt e-mail aan en van hallo@invituno.nl.
10. Bewaartermijnen
10.1 Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel, een wettelijke bewaarplicht of de onderbouwing van rechten en verplichtingen.
10.2 De online kaart blijft beschikbaar tot de concrete einddatum in de bestelbevestiging. Media van de kaart en de uitslag van de fotocontrole worden uiterlijk dertig dagen nadat de kaart offline gaat uit de actieve systemen verwijderd, tenzij een concrete wettelijke reden tijdelijk langer bewaren vereist.
10.3 RSVP-antwoorden, waaronder dieetwensen, worden zestig dagen na de evenementdatum verwijderd. De koper ontvangt vooraf een herinnering.
10.4 Een niet-afgerond concept en de bijbehorende servergegevens worden dertig dagen na de laatste wijziging verwijderd. Lokale browseropslag op jouw apparaat kan blijven bestaan totdat die lokaal wordt gewist.
10.5 Minimale bestel- en administratiegegevens worden zeven jaar bewaard wanneer de Nederlandse fiscale bewaarplicht dat verlangt.
10.6 Het logboek van bestelstappen wordt negentig dagen bewaard. Een fout- of incidentrecord wordt niet onbeperkt "tot oplossing" bewaard, maar volgens een vaste maximale termijn na sluiting van het incident, behalve bij een concrete claim, beveiligingsonderzoek of wettelijke plicht.
10.7 E-mails worden twaalf maanden na afhandeling bewaard, tenzij zij langer nodig zijn voor een lopende overeenkomst, klacht, claim of wettelijke plicht.
10.8 Bewijs van toestemming, intrekking, checkoutverklaringen, voorwaardenversie en herroepingsverzoeken bewaren wij zolang dat redelijk nodig is om naleving en de overeenkomst aan te tonen.
10.9 Verwijdering uit actieve systemen kan worden gevolgd door een beperkte periode in beveiligde back-ups. Gegevens worden daar niet voor gewone bedrijfsdoelen teruggezet en verdwijnen volgens de vaste back-upcyclus.
11. Beveiliging
11.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en risico's. Daaronder vallen versleutelde verbindingen, beperkte toegangsrechten, beveiligde persoonlijke links, logging van gevoelige beheerhandelingen en procedures voor incidenten.
11.3 Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan documenteren wij die. Wij melden haar zonder onredelijke vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur na kennisname aan de bevoegde toezichthouder, tenzij het waarschijnlijk is dat de inbreuk geen risico oplevert. Bij waarschijnlijk hoog risico informeren wij betrokkenen zonder onredelijke vertraging, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.
12. Jouw privacyrechten
12.1 Je kunt, voor zover de AVG dat geeft, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je persoonsgegevens.
12.2 Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Noem daarbij je situatie, zodat wij je belangen kunnen beoordelen. Bij direct marketing stoppen wij na bezwaar.
12.3 Je kunt toestemming altijd intrekken. Intrekking raakt niet de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.
12.4 Mail je verzoek naar hallo@invituno.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als dat door complexiteit of het aantal verzoeken langer duurt, informeren wij je binnen die eerste maand.
12.5 Wij vragen alleen aanvullende informatie die redelijk nodig is om je identiteit en bevoegdheid vast te stellen. Voor een koper kan dat het besteladres zijn. Voor een gast kan dat de kaart, naam en het gebruikte e-mailadres zijn. Stuur geen identiteitsbewijs tenzij wij uitleggen waarom een minder ingrijpende controle niet volstaat.
12.6 Een gast kan ook de organisator vragen een RSVP te wijzigen of verwijderen. Dit neemt het recht om rechtstreeks bij Invituno een AVG-verzoek te doen niet weg waar Invituno verantwoordelijk is.
13. Klacht bij een toezichthouder
13.1 Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woon je in België of een ander EU-land, dan kun je ook terecht bij de toezichthouder van je gewone verblijfplaats, zoals de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
13.2 Wij horen het graag als je eerst contact met ons opneemt, maar dat is niet verplicht.
14. Wijzigingen van deze verklaring
14.1 Wij passen deze verklaring aan als de dienst, leveranciers of wet veranderen. De datum en versie bovenaan laten zien welke tekst geldt.
14.2 Bij een belangrijke wijziging voor een lopende kaart informeren wij de koper op een passende manier, bijvoorbeeld per e-mail. Als voor een nieuwe verwerking toestemming nodig is, vragen wij die vóór de verwerking.